Legalización de documentos a extranjeros [guía 2020]

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La legalización de documentos extranjeros en un país como España tiene el objetivo de validar que el documento que se está en vías de legalización, cumple todos los requisitos legales para que sea legal en España. A través de la legalización se da validez legal al documento extranjero. La firma y el firmante de dicho documento se le otorga una validación.

ministerio de asuntos exteriores y de cooperacion

En cuanto a al regulación de los documentos extranjeros, desde Autogestoría online nos ocupamos de todo, puedes solicitar tu trámite para regular tus documentos aquí, España posee una normativa bastante clara y es que “a no ser que exista algún instrumento jurídico que exima de esa obligación, todo documento público extranjero tiene que se ser legalizado para que tenga validez en España”.

De esta norma un centenar de países se encuentran libres gracias a los convenios firmados “dado el creciente intercambio entre los distintos países del mundo” y para “facilitar este tipo de trámites a sus ciudadanos, entre ellos España”.

En algunas ocasiones, en función de los países con los que se requiera gestionar documentación, no será necesario legalizar, lo que se procederá a dotarlo de un sello o apostilla. Esto es así porque el intercambio de documentación en Europa llega a un número tan elevado, que diferentes países tomaron la decisión de firmar un convenio con el objetivo de facilitar esta tarea para ambas partes.De esta manera, surgió el Convenio de La Haya nº XII, en la fecha del 5 de octubre de 1961, de Supresión de la Exigencia de Legalización en los Documentos Públicos Extranjeros.

Con el fin de apostillar documentos en España y consecuentemente legalizar un documento, es importante saber que si se dirige de forma personal al Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, a la Sección de Legalización, que está en la calle Juan de Mena, Nº 4, en Madrid, la gestión le será totalmente gratuita, sin necesidad de realizar ningún pago.

No obstante, si no le es posible personarse en el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación, su única posibilidad para gestionarlo sería mediante la embajada o el consulado de España, con el correspondiente pago obligatorio de la tasa. De esta manera, si usted está en el extranjero, deberá de personarse en la embajada española del país donde esté.

Esta burocratización de documentos tiene como ventaja principal, que no posee ninguna fecha donde se indica su caducidad, no caduca. Realmente, nunca caducará su legalización, no obstante, si en el documento que ha tramitado sí que tiene una fecha límite, la legalización caducará con esa fecha en la que el documento ya no es vigente. No caduca la legalización, caduca el documento que se encuentra legalizado.

Respecto a la documentación que es susceptible para ser legalizada en el extranjero, conviene saber que suelen ser los documentos que son emitidos por la Administración General del Estado, por las Comunidades Autónomas y las entidades locales (Mancomunidades, Diputaciones, Ayuntamientos, Cabildos, etcétera); documentación notarial, judicial y mercantil; traducciones juradas de español a otros idiomas y documentación académica; los documentos oficiales de enseñanza superior y no superior; la documentación relativa a entidades religiosas, y certificados médicos y veterinarios.

Posible denegación

Posiblemente, las autoridades referentes a la legalización de documentos, pueden denegar la legalización. Las razones para denegar la legalización de documentos extranjeros son de diversa índole:

a) El documento en vías de legalizar no es público o no se ha elevado a público a través de Notarías

b) El documento no ha sido legalizado a través de las autoridades anteriormente en base a la normativa vigente

c) Los documentos hayan sido firmados por cargos y personas que no hayan gestionado su firma en la Sección de Legalizaciones del Ministerio.

Si su documento ha sido denegado por cualquiera de estas razones, no se preocupes porque tiene la posibilidad de recurrir a la denegación gracias a los procedimientos habituales para ello (Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).

Formas de legalizar documentos extranjeros

Las autorizaciones que formalizan la legalización de documentos extranjeros, ante un Notario extranjero, son admitidos una vez se encuentren adecuadamente legalizados para tener efecto en España. La legalización se puede proceder de tres formas:

  • A través de la Apostilla de la Haya. Si el documento proviene de uno de los países que han firmado el Convenido de La Haya, tendrá que advertirse con la correspondiente apostilla. Esta forma de legalización consiente que el documento apostillado tenga efectos directos ante cualquier autoridad en España.

  • Mediante la vía diplomática. En la Embajada o Consulado español que corresponda.

  • Por el departamento de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores.

Si el documento está escrito en un idioma diferente al castellano, tendrá que ser traducido a través del traductor del jurado, ya sea en España o en el país de donde procede. En este caso, el documento a legalizar será el original y no la traducción.

Quién puede solicitarlo y/o presentarlo

La Apostilla de la Haya puede solicitarse a través de cualquiera que sea el portador de un documento público, en el que la autenticidad quiera certificar. Puede solicitar la Apostilla de la Haya cualquier portador de un documento público cuya autenticidad desee certificar.

En el caso de las Apostillas en calidad electrónica, quien desee solicitarla como ciudadano podrá descargarla a través de su Sede Electrónica del Ministerio de Justicia, siempre que se haya presentado la solicitud ante la Autoridad correspondiente.

¿En qué casos no es necesaria la legalización?

Por el motivo del aumento en los intercambios entre los diferentes países del mundo, muchos países y Estados, con el objetivo de facilitar trámites a sus ciudadanos, como en España, han firmado convenios.

Numerosos países se han ido adhiriendo a este tratado que simplifica los trámites tanto para el emisor y como para el receptor. Este texto dice que entre Estados miembros no será necesaria la legalización para el reconocimiento mutuo de documentos, aunque sí un sello o apostilla. Quien necesite obtenerlo, debe informarse en el Ministerio de Justicia (Calle de la Bolsa, 8. 28071 Madrid Tel. 902.007.214). Verifica la lista donde se completa la lista completa de países que han firmado el acuerdo.

Para todos los casos que no se recojan en los acuerdos anteriormente nombrados, tendrán que proceder a la legalización de dichos documentos.